Piattaforme per eventi digitali: come scegliere la migliore per la tua azienda.

Il 2020 si è rivelato un anno impegnativo non solo per gli organizzatori di eventi, ma anche per i loro clienti. Senza eventi dal vivo, le aziende hanno perso l’opportunità di pubblicizzare il loro marchio e, sebbene esistessero già gli eventi digitali, essi erano ancora considerati una novità, messa in secondo piano rispetto agli eventi dal vivo.

Tuttavia, le circostanze hanno accelerato il processo di digitalizzazione, permettendo l’ascesa sia di software per riunioni virtuali, come, ad esempio, Zoom, sia di piattaforme per eventi digitali. Quest’ultime hanno l’obiettivo di offrire un’esperienza simile a quella degli eventi dal vivo.

Se sei, quindi, un organizzatore o un cliente che vuole pubblicizzare il suo marchio attraverso un evento online, allora ti potrà essere utile questa guida per selezionare, tra le tante scelte, la piattaforma più adatta alle tue esigenze.

Cos’è una piattaforma per eventi digitali?

Una piattaforma per eventi digitali è un software complesso e diverso dai programmi che si usano per fare le videochiamate online, come Zoom, Skype o Teams. Essa è il “luogo” digitale in cui si svolge il tuo evento ed è specificatamente progettata per ricreare le sensazioni degli eventi dal vivo.

Le piattaforme per eventi digitali consentono alle persone, da qualsiasi parte del mondo, di riunirsi, come se fossero davanti a una conferenza tradizionale.

Sempre più aziende hanno necessità di far risaltare i propri eventi digitali e renderli distinguibili dalle centinaia di incontri online che avvengono su Internet. Le piattaforme servono a questo scopo. Esse forniscono alle aziende l’opportunità di ricreare un ambiente simile a quello di un evento tradizionale.

Tramite una piattaforma, infatti, potrai trattare diversi temi in diverse “stanze” contemporaneamente, offrendo al pubblico la possibilità di scegliere il contenuto a cui è più interessato.

Contrariamente alle videochiamate su Zoom, potrai controllare il livello di coinvolgimento del pubblico “disattivando” i partecipanti, evitando così di sentire fastidiosi rumori in sottofondo.

Inoltre il pubblico potrà recuperare gli eventi persi, poiché potrai registrarli e rimostrarli in streaming in futuro, o potrai consentire agli utenti di scaricarli.

Utilizzare contenuti preregistrati aiuta anche i relatori, perché gli dà la comodità di non dover per forza condurre tutto dal vivo.

Come trovare la piattaforma per eventi digitali più adatta per la tua azienda?

Per trovare la piattaforma per eventi digitali più adatta alle tue esigenze, dovrai porti le seguenti 5 domande:


1. La piattaforma possiede un software di gestione degli eventi?

Proprio come un evento tradizionale, il tuo evento online deve essere pianificato nei minimi dettagli.

Per renderti le cose più semplici, molte piattaforme offrono nel loro pacchetto un software di gestione degli eventi.

Esso include:

  • una funzione di registrazione professionale dei partecipanti
  • un sistema di posta elettronica integrato che ti consente di inviare inviti e materiale di marketing al tuo pubblico
  • una pagina personalizzabile del tuo evento.

Le funzionalità integrate di alcune piattaforme, inoltre, permettono di:

  • utilizzare i sondaggi
  • pianificare le attività
  • avere un’agenda personale
  • poter usare le funzioni della chat
  • poter mandare delle notifiche push e molto altro.

Queste funzionalità ti permetteranno di risparmiare tempo e di dare al tuo pubblico un maggiore coinvolgimento.

2. La piattaforma consente la condivisione dell’evento sui social media?

I social media sono uno strumento utile per gli eventi, non solo per coinvolgere i tuoi partecipanti, ma anche per condividere l’evento in tempo reale.

Consentire al tuo pubblico di condividere automaticamente i contenuti che gli piacciono attraverso i propri account, utilizzando i tag giusti, aumenterà il valore del tuo marchio e migliorerà la loro esperienza complessiva come spettatori dell’evento.

3. La piattaforma ti offre opzioni di design personalizzate? 

La prima cosa che nota un qualsiasi partecipante, sponsor o relatore di un evento online è il suo design. Esso rappresenta il tuo marchio ed il tuo messaggio, perciò è un elemento a cui prestare particolare attenzione.

Le piattaforme digitali offrono opzioni di progettazione personalizzate a vari livelli e spetta a te decidere quale serve meglio al tuo scopo.

L’identità della tua azienda e del tuo brand è molto importante è dev’essere ben visibile durante il tuo evento, attraverso loghi, colori ed altri elementi visivi. Questi dovrebbero essere presenti in tutte le fasi dell’evento, dagli inviti alla registrazione, dal sito web dell’evento al design della stanza virtuale e lo stesso dev’essere per i loghi dei tuoi sponsor.

4. La piattaforma possiede processi automatizzati?

L’automatizzazione del software di gestione degli eventi ti permette sia di semplificare la pianificazione, che di risparmiare tempo, fatica e denaro.

Processi automatizzati, quali: la registrazione, l’analisi dei dati, il caricamento di informazioni, la creazione dei profili dei partecipanti, aiutano la piattaforma a funzionare meglio e migliorano la qualità del tuo evento.

5. Il software per la gestione degli eventi digitali ha un’analisi dei dati in tempo reale?

Un software professionale per la gestione degli eventi può essere migliorato con l’accesso all’analisi dei dati in tempo reale e ai report sui partecipanti e sulle loro attività.

Proprio come negli eventi tradizionali, la raccolta di dati ti aiuterà a migliorare il tuo evento e a fornire ai tuoi clienti e ai tuoi sponsor informazioni uniche su ciò a cui sono interessati.

L’analisi dei dati ti fornirà informazioni in tempo reale sui movimenti del tuo pubblico virtuale, come le sue interazioni o il suo livello di coinvolgimento, e ti mostrerà, inoltre, se alcuni utenti abbandoneranno il tuo evento e se si riuniranno successivamente.

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