Piattaforme per eventi digitali: 6 aspetti da considerare per scegliere la piattaforma adatta a te.

Le piattaforme per eventi digitali sono dei software complessi e profondamente differenti dai classici programmi per fare videochiamate online.

Esse possono essere viste come dei “luoghi” virtuali, specificatamente progettati per creare eventi online con le stesse sensazioni degli eventi dal vivo, permettendo alle persone, da qualsiasi parte del mondo, di riunirsi, come se fossero ad un evento tradizionale. 

Se vuoi creare un evento online di successo, devi prestare particolare attenzione alla scelta della piattaforma. 

3D virtual studio

Ecco sei aspetti fondamentali da considerare per scegliere la piattaforma adatta alle tue esigenze:  

1. Interattività e coinvolgimento del pubblico:

La mancanza di rapporti interpersonali tra gli spettatori è uno dei motivi per cui alle persone mancano così tanto gli eventi dal vivo.

Grazie alle piattaforme di eventi virtuali, però, potrai comunque dare l’opportunità ai tuoi spettatori di parlare tra loro e creare connessioni durante il tuo evento, attraverso funzionalità come live chat, messaggistica, riunioni 1-on-1, discussioni di gruppo e la gamification, ovvero l’utilizzo di elementi e tecniche di game design prese dai videogiochi.

Molte piattaforme, inoltre, offrono la possibilità ai partecipanti di girovagare liberamente durante le pause, esplorando la sede della conferenza virtuale e chattando con chiunque incontrino.

Anche in assenza di eventi live, quindi, i tuoi partecipanti potranno comunque avere la massima interazione possibile durante l’evento, sia con te, sia con gli altri.

Il coinvolgimento del pubblico è cruciale online, tanto quanto di persona, nonostante sia più difficile da raggiungere.

La possibilità che qualcuno si distragga o si disconnetta all’improvviso è alta.

Perciò, per creare un evento di successo, è indispensabile catturare l’attenzione dei partecipanti e coinvolgerli il più possibile.

Il modo più semplice per fare ciò è consentire al pubblico di comunicare con i moderatori e gli oratori.

Devi quindi saper distinguere i momenti in cui è meglio disattivare il pubblico, per motivi tecnici, da quelli in cui è necessaria una sua interazione, magari ospitando sessioni di domande e risposte, proprio come un incontro dal vivo.

La maggior parte delle piattaforme di eventi possiede già questa funzione e la rende disponibile per qualsiasi evento virtuale.

Il tuo pubblico potrà inviare le domande in tempo reale ai moderatori e ai relatori ed esse verranno visualizzate sullo schermo.

Potrai, inoltre, interagire con quei membri del pubblico meno inclini a farsi avanti e porre domande attraverso la chat.

2. Accesso facile e utilizzo semplice:

Più il metodo di registrazione ed accesso è facile, più il tuo pubblico amerà il tuo evento.

Per facilitare l’ingresso dei partecipanti alla piattaforma prima e durante l’evento, è importante che il processo di accesso consista nel minor numero di passaggi possibili.

Inoltre l’esperienza dell’utente può risentire di alcune piattaforme di eventi che utilizzano interfacce complesse.

Per questo motivo, è necessario scegliere una piattaforma che abbia un menù logico e visibilmente chiaro, stanze virtuali facilmente accessibili, un sistema di navigazione semplice ed istruzioni facili da seguire per i partecipanti.

Scegliendo una piattaforma che disponga di strumenti di gestione degli eventi integrati, ti assicuri che il processo di registrazione non solo sia automatizzato, ma anche che non permetta alcun tipo di perdita di dati.

3. Opzioni di registrazione e preregistrazione:

Permettere alle persone di riguardare il materiale del tuo evento attraverso le registrazioni è fondamentale, sia per il tuo pubblico, sia per il marketing del tuo brand.

È importante, infatti, quando selezioni la piattaforma da utilizzare, che sia possibile registrare i tuoi contenuti tramite il software stesso.

Inoltre, è di fondamentale importanza conoscere:

  • Il modo esatto in cui vengono effettuate le registrazioni.
  • Dove e come verrà archiviato il materiale.
  • L’intervallo di tempo durante il quale sarà possibile scaricare o visualizzare il tuo materiale.

Se vuoi condividere il contenuto con i tuoi partecipanti, ma vuoi anche evitare che esso venga scaricato da chiunque, allora puoi rendere le registrazioni del tuo evento disponibili su richiesta oppure caricarle su siti di condivisione sicuri come Vimeo.

La maggior parte delle piattaforme virtuali ti consente di utilizzare materiale pre registrato durante il tuo evento.

Un relatore che non può partecipare a un evento poco prima della data è un problema comune anche agli eventi dal vivo, ma grazie alle pre registrazioni non c’è bisogno di annullare la partecipazione.

I contenuti pre registrati possono essere caricati direttamente sulla piattaforma prima o durante l’evento ed essere programmati per essere trasmessi in streaming in qualsiasi momento.

4. La trasmissione in diretta:

È importante chiarire la distinzione tra trasmissione in diretta e live streaming. 

Mentre il live streaming trasmette il contenuto, appunto, in streaming a ciascun utente o spettatore, a uno a uno (come ad esempio i live streaming di YouTube), una trasmissione live, invece, invia lo stesso flusso di contenuti alla piattaforma, attraverso un solo segnale.

Questo rende la condivisione dei contenuti più unica e coinvolgente, poiché può consentire l’interazione con il pubblico e con altri relatori in tempo reale, facendo così in modo che possano unirsi all’evento più relatori da luoghi diversi.

5. Più sale all’interno di una “sede digitale”:

Alcune piattaforme di eventi online cercano di ricreare le stesse sensazioni provate dal pubblico negli eventi fisici. 

Per fare ciò, le piattaforme progettano luoghi virtuali completi con più sale e spazi.

Queste piattaforme offrono ai partecipanti l’opportunità di esplorare, a loro piacimento, diverse stanze che ospitano determinate riunioni, permettendo così ai partecipanti di incontrarsi fra loro e agli sponsor di mostrare i propri marchi nelle diverse aree.

Oltre ad essere un richiamo ai videogiochi 3D, questi luoghi virtuali sono pieni di possibilità di branding con superfici personalizzabili e sono ideali per visualizzare qualsiasi contenuto audiovisivo.

Essi sono fondamentali per migliorare ulteriormente l’esperienza complessiva del tuo evento al tuo pubblico, ai tuoi sponsor e ai tuoi clienti.

6. Supporto tecnico dal vivo 24 ore su 24:

Sebbene sia elencato per ultimo, avere un team di supporto tecnico capace, responsabile e costantemente disponibile è probabilmente l’elemento più importante di qualsiasi evento digitale.

I tecnici sono la principale fonte di aiuto per te, per i tuoi partecipanti e per i tuoi clienti.

Essi si occupano, sia della gestione dei problemi relativi all’infrastruttura IT, come:

  • Interruzioni di corrente
  • Connessione a Internet persa
  • Segnali Wi-Fi bassi
  • Requisiti di sistema non soddisfatti

Sia dei problemi relativi alla piattaforma come:

  • Collegamenti difettosi
  • Problemi di accesso e di accesso
  • Schermi vuoti
  • Malfunzionamenti caratteristiche

Il supporto tecnico ti assicurerà un evento memorabile per te e per il tuo pubblico, senza che tu debba preoccuparti che tutto vada bene. Nulla può essere peggio, per il tuo pubblico, che partecipare a un evento online con problemi tecnici, per questo è assolutamente fondamentale assicurarsi di lavorare con un team tecnico altamente reattivo, disponibile e rapido.

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