Eventi live: la risposta è nell’ibrido

La speranza è una delle cose più potenti che possano esistere.

Essa è anche uno dei pochi strumenti che abbiamo a disposizione quando si tratta di sopravvivere a tempi incerti, esattamente come questo. 

Mentre pianifichiamo quella che sarà la nostra vita dopo il COVID-19, nell’ambito degli affari la speranza è però elemento su cui ancora non osiamo fare affidamento.

Nonostante questo, il futuro del business degli eventi live si sta piano piano modellando proprio davanti ai nostri occhi.

Oggi, sembra che gli scenari peggiori per i quali ci stiamo preparando potrebbero non accadere.

La speranza sta iniziando a crescere anche per i professionisti degli eventi dal vivo.

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Eventi live: parla Les Goldberg

Tuttavia, sarebbe ingenuo pensare che tutto tornerà esattamente come prima. Sappiamo benissimo che la strada da percorrere è lunga e tortuosa e che per i prossimi 12-18 mesi gli eventi live non avverranno nel modo in cui eravamo abituati. 

Les Goldberg – fondatore e CEO di LMG e membro del consiglio di amministrazione di AV Alliance – negli ultimi episodi del suo podcast settimanale “The Road Ahead” sta cercando di fornire risposte a quelle domande che aleggiano nella mente di tutti noi: “Che forma avranno gli eventi live in un futuro prossimo? Rimarranno per lo più virtuali o potranno avvenire finalmente di persona, anche se su piccola scala, e riuscire così a sopravvivere?

La maggior parte delle transazioni commerciali non avviene online ma di persona. “L’idea dietro questa scelta è che quando le persone si riuniscono riescono a creare una certa energia tra di loro. Questo rende le persone vivaci e motivate a uscire e lanciare un prodotto, o a riconoscere le grandi prestazioni di persone e aziende“, spiega sempre Les Goldberg.

Tuttavia dobbiamo comunque lavorare nell’ambito di quella che oggi è la realtà.

Così abbiamo ideato riunioni virtuali con l’obiettivo di coinvolgere il pubblico – anche se virtuale – nello stesso modo in cui potremmo farlo di persona.

L’ibrido come evoluzione degli eventi live

Anche se stiamo gradualmente allentando le rigide misure di blocco per ritornare alle riunioni di persona, anche se su piccola scala, le riunioni virtuali sembrerebbero voler restare a lungo. Questo pone alle società che operano nel settore degli eventi live una sfida immensamente creativa. Una riunione virtuale deve creare valore aggiunto per l’azienda, oltre che realizzare un’esperienza significativa per il pubblico. 

I normali strumenti gratuiti di videoconferenza non sono però stati creati per un vasto pubblico ed è molto più difficile estendere la capacità di attenzione dei partecipanti nel cyberspazio.

E’ diventato quindi necessario evolvere gli eventi online attraverso l’uso della tecnologia, del pensiero creativo, dell’interattività, dell’integrazione di elementi dal vivo, al fine di garantire migliori risultati e maggior coinvolgimento.

Rimanere esclusivamente “virtuali” – anche se a livello altamente professionale – può diventare per le aziende un problema. Una delle ragioni principali è legata alla sponsorizzazione.

È infatti improbabile che gli sponsor investano grandi somme di denaro in riunioni online.

Poiché in queste l’elemento personale che facilita la discussione e le transazioni commerciali non è presente. 

Come si può allora superare questo problema nei prossimi mesi senza compromettere gli interessi di clienti, sponsor, società di eventi dal vivo e, naturalmente, il pubblico?

La risposta che stai cercando è questa: gli eventi ibridi.

Come funzionano

Gli eventi ibridi riescono a collegare uno o più ambienti di studio e di presentatori su una piattaforma virtuale, raggiungendo un piccolo pubblico locale che si riunisce di persona – o anche un pubblico globale – tramite live streaming

Andrea Michaels – fondatore di Extraordinary Events – in una recente puntata del podcast  “The Road Ahead” ha sottolineato che nei prossimi mesi vedremo aumentare i numeri di questi eventi più piccoli, che si sostituiranno – anche se temporaneamente – a quelli più grandi a cui tutti siamo abituati. 

Esiste inoltre un metodo che può elevare gli eventi ibridi a un livello completamente nuovo e consentire ai clienti di connettere un numero più ridotto di partecipanti di persona in più località, anche in fusi orari diversi.

David Adler – fondatore e presidente di BizBash – ha parlato con Les Goldberg del cosiddetto metodo hub and spoke, un metodo che consente a un pubblico ridotto di 10-50 persone di connettersi digitalmente con una sede principale che può ospitare circa 100 partecipanti. Questa sede fungerebbe da hub centrale per l’organizzatore e i presentatori, esattamente come il palco principale di uno spettacolo. 

Il live streaming dell’evento sarebbe seguito così da gruppi più piccoli e in luoghi diversi. Questo metodo può consentire a tutte le aziende di ospitare un evento di ben 5.000 persone in 500 sedi separate in qualsiasi paese. Questo metodo consentirebbe inoltre l’intimità e la connessione personale, anima di ogni evento.

Creare contenuti di valore: la sfida per le società di produzione di eventi live

Tuttavia le società di produzione di eventi e i clienti devono tenere a mente che il valore aggiunto di qualsiasi evento deve essere molto più alto ora di quanto non sia mai stato per le persone che partecipano di persona. 

I partecipanti devono essere sicuri di ottenere un livello alto di contenuti, esperienza e valore.

Poiché, altrimenti, non varrà la pena per loro mettere a rischio la propria salute viaggiando e stando in mezzo ad altre persone. 

Questa rappresenta la più grande sfida creativa per le società di produzione di eventi live: non solo coniugare live e virtuale, ma anche offrire soluzioni interattive coinvolgenti e contenuti di valore, creando esperienze indimenticabili.

Le fiere e le mostre saranno probabilmente le ultime a tornare dopo la pandemia. La pressione perché valga la pena di parteciparvi sarà molto più alta che per altri eventi, visto il gran numero di persone che entreranno a stretto contatto in un centro congressi – per molti un ostacolo difficile da superare. 

Un’ampia percentuale di persone, che normalmente viaggerebbero per tali fiere, è probabile che all’inizio si allontani da questi eventi. Per questo motivo rendere questi eventi in parte virtuali può rappresentare una soluzione praticabile. Poiché essa è capace di colmare la distanza tra chi può partecipare e chi non può. 

Allo stesso tempo questa soluzione offre a clienti e sponsor un’opportunità senza precedenti di sfruttare la tecnologia. Questa rende le realtà virtuali, aumentate e condivise, una parte integrante di fiere ed esposizioni. E forse non solo temporaneamente, ma per sempre.

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